Esta guía está pensada para quien mantiene su actividad y quiere que otro despacho lleve la gestión. Si también cambias de domicilio, actividad o forma jurídica, comunícalo: habrá que revisar esos cambios por separado.

¿Por dónde empezar el cambio de asesoría?

Empieza por el alcance del servicio y por las condiciones de salida de tu contrato actual. Comprueba el preaviso pactado, los trabajos en curso y las facturas del servicio pendientes. Con la nueva asesoría, concreta qué recibirá y desde qué fecha asumirá el trabajo.

Conviene distinguir tres momentos: cuándo termina el servicio anterior, cuándo se entrega la documentación y desde cuándo trabaja el nuevo despacho. Pueden no coincidir. Una fecha escrita evita interpretar que la otra parte se ocupa de una declaración.

Si hay un requerimiento o una presentación próxima, indícalo al principio de la conversación. No lo dejes para cuando ya se haya entregado el resto del archivo.

¿Qué documentación debes pedir para el traspaso?

Solicita un inventario del material disponible y una copia que puedas consultar. Esta es una lista de trabajo para adaptar a tu caso:

  • Datos de la actividad: altas, modificaciones y relación de obligaciones que se venían gestionando.
  • Registros o contabilidad: información del ejercicio en curso y los antecedentes necesarios para continuar.
  • Declaraciones: copias de las presentadas, justificantes y relación de las que siguen pendientes.
  • Facturas y soportes: documentos entregados, movimientos bancarios e incidencias sin resolver.
  • Equipos e inversiones: documentación de compras y seguimiento de su tratamiento contable o fiscal.
  • Comunicaciones: requerimientos, respuestas presentadas y otros expedientes abiertos.
  • Personal, si lo tienes: documentación laboral y gestiones pendientes incluidas en el servicio que vas a trasladar.

Pregunta en qué formato se entregarán los datos. Un PDF puede servir para consultar, mientras que un archivo exportable puede facilitar la continuidad del trabajo. Acuerda el formato con el despacho receptor antes de dar el traspaso por completo.

¿Qué particularidades de Navarra debes comprobar?

La revisión debe identificar las obligaciones forales y los permisos que permiten actuar en tu nombre. No des por hecho que una lista de traspaso preparada para otra administración sirve sin cambios.

Comprueba qué declaraciones ante Hacienda Foral se han presentado y cuáles quedan pendientes. Por ejemplo, si te corresponde el modelo F-69, entrega su justificante y la documentación que permitió prepararlo. Haz lo mismo con el modelo 130 cuando forme parte de tus obligaciones.

Hacienda Foral dispone de un censo de representación voluntaria para solicitar, aceptar y revocar representaciones. Su ficha aclara que la representación para recibir notificaciones electrónicas es independiente. Por tanto, revisa ambas cuestiones al organizar el cambio.

Acuerda el momento de actualizar los permisos para que el despacho anterior pueda terminar lo encargado y el nuevo disponga de los accesos necesarios. Evita entregar contraseñas personales como sustituto de los mecanismos de representación previstos.

¿Quién presenta el trimestre y quién prepara la renta?

Debe quedar acordado expresamente. No basta con decir «empezamos el mes que viene»: una obligación puede referirse a un periodo anterior y tener su presentación después del cambio.

Prepara una lista compartida con cuatro datos por tarea:

  1. Trabajo: declaración, respuesta a un requerimiento, revisión o cierre pendiente.
  2. Periodo: ejercicio y trimestre, cuando proceda.
  3. Responsable: despacho que ha aceptado realizarlo.
  4. Estado: documentación recibida, trabajo pendiente o presentación con justificante.

Incluye las declaraciones anuales y la renta si están contratadas. Distingue preparar, presentar y comprobar el pago: no son la misma tarea. Si nadie ha confirmado una obligación, trátala como pendiente de asignación.

Ejemplo de un traspaso sin tareas duplicadas

Un autónomo de Pamplona acuerda cambiar de despacho al terminar un trimestre. La asesoría anterior acepta presentar las declaraciones de ese periodo y entregar sus justificantes; la nueva empieza a gestionar las operaciones del siguiente.

Antes del cambio, anotan también quién resolverá una factura pendiente y quién revisará la declaración anual. El cliente conserva una copia del inventario y confirma la recepción de los archivos. Es un ejemplo ficticio de coordinación, no una regla sobre cómo deba repartirse cualquier traspaso.

¿Qué errores conviene evitar al cambiar de gestoría?

  • Cancelar accesos antes de asignar los trabajos. Coordina los permisos con las tareas pendientes.
  • Entregar solo la última declaración. El nuevo despacho puede necesitar los datos y justificantes que la sustentan.
  • Suponer que las notificaciones llegan a la nueva asesoría. Confirma quién las recibe y revisa.
  • Confundir un archivo enviado con uno revisado. Solicita confirmación de recepción y una lista de lo que falte.
  • Dar el cambio por terminado sin un cierre. Guarda el inventario, el reparto de tareas y los justificantes que se entreguen después.

Consulta nuestro servicio de cambio de asesoría en Navarra para concretar el alcance del traspaso. Si tus documentos están dispersos, empieza por la guía para organizar facturas y gastos. Para la reunión inicial, lleva también las preguntas de nuestra guía de primera consulta.